从业务的角度来看，与客户接触的所有文档都必须符合国际惯例，海关数据并且都有固定的格式和规范。所以尽量使用正式的商务信函、正式的合同格式、正式的发票样本等文件。

 

在实践中，可以从以下几个方面来实现:

 

1. 以正式的商务信函形式回复客户;

 

2. 正确使用每个字母的签名格式;

 

3.用正确简洁的语言来提高你的英语写作水平;

 

4. 使用常用的字体和字体大小;

 

5. 尽量不要使用非正式的缩写;

 

6. 使用大写和小写，尤其是不全大写，方便客户阅读;

 

7. 尊重客户，使用礼貌用语，不出现商务禁忌语或过于粗俗的语言。